As empresas brasileiras desembolsaram cerca de R$ 102 bilhões com viagens corporativas no primeiro semestre de 2026, recorde da série histórica, mas a ausência de processos estruturados faz com que parte relevante do custo da operação fique fora dos relatórios financeiros. O dado consta do Levantamento de Viagens Corporativas (LVC), elaborado pela FecomercioSP em parceria com a Associação Latino-Americana de Gestão de Eventos e Viagens Corporativas (Alagev), e representa alta de 5,8% em relação ao mesmo período de 2025. A expansão do volume ocorre em um ambiente de pressão sobre preços. Sondagem da Alagev feita em abril de 2026 com 52 gestores de viagens associados mostrou que 96% já haviam percebido aumento nas tarifas aéreas, reflexo da alta do querosene de aviação (QAV). Com a linha de passagens mais cara, cresce o peso de despesas indiretas que, em empresas sem controle centralizado, tendem a se dispersar entre áreas e centros de custo. O principal ponto de atenção para a área financeira está no chamado leakage, nome dado às reservas feitas fora dos canais definidos pela empresa. Em pesquisa da Global Business Travel Association (GBTA) divulgada em janeiro de 2026, com 571 profissionais de 40 países, 39% dos compradores de viagens corporativas apontaram o problema entre os maiores desafios operacionais do ano. Na prática, passagens compradas fora do prazo recomendado, diárias acima do teto fixado para determinada cidade e alterações de voo sem acompanhamento produzem desvios que, isoladamente, parecem marginais. Quando se repetem ao longo dos meses, comprometem o orçamento anual. Por isso, a análise das exceções precisa considerar a frequência e os motivos do descumprimento das regras, e não apenas o valor envolvido. A esse efeito soma-se o custo do retrabalho, que raramente é contabilizado. Reservas feitas por canais não integrados aos controles internos exigem conferência posterior, a ausência de nota fiscal gera novas solicitações ao viajante e despesas sem classificação adequada retornam para correção. O tempo consumido nessas tarefas recai sobre estruturas enxutas. Estudo da GBTA com a Cvent, divulgado em novembro de 2026 com 270 gestores da América do Norte e da Europa, indica que 62% consideram seus programas de viagens subdimensionados. As equipes têm, em média, 4,9 profissionais dedicados ao tema, e a mediana é de apenas três. Para Diego Chrispim, gestor de Sucesso do Cliente da MAAC Travel, empresa que atua na organização e no acompanhamento de processos de viagens corporativas, o erro mais comum é restringir a análise ao preço de compra. "Muitas vezes, a empresa concentra sua atenção no preço da passagem ou da hospedagem, mas não considera o tempo gasto pelas equipes para corrigir informações, localizar documentos, conferir despesas e resolver problemas operacionais. Esses processos também consomem recursos e precisam fazer parte da análise de custos", afirma. Segundo o executivo, a economia obtida na contratação direta com fornecedores pode ser anulada por um erro de horário ou por um imprevisto que exija contato com companhia aérea ou hotel. "Esse cenário se torna ainda mais complexo fora do horário comercial, quando o profissional responsável pelas compras diretas precisa permanecer disponível 24 horas para solucionar situações que não fazem parte da atividade principal da empresa", diz. A gestão de risco operacional também pesa na equação. Na sondagem da GBTA de abril de 2026, com 539 respostas de profissionais de seis regiões, 70% dos compradores afirmaram que a gestão de viagens ganha importância em momentos de imprevistos e crises. A resposta do mercado tem sido revisar a política de viagens, os canais de reserva, os fornecedores contratados, os critérios de aprovação e os dados financeiros da operação. A partir desse diagnóstico, é possível mapear desvios, retrabalho recorrente e etapas sem controle, além de definir fluxos e responsáveis para solicitação, aprovação, reserva, alteração e prestação de contas. "Com registros organizados, é possível acompanhar os gastos por departamento, centro de custo, destino e tipo de despesa, além de identificar compras fora da política e custos relacionados a alterações e cancelamentos", afirma Chrispim. A perspectiva é de que a capacidade analítica se torne o principal vetor de ganho de eficiência no segmento. No levantamento da GBTA com a Cvent, 35% dos gestores apontaram análise de dados e elaboração de relatórios como a principal competência que gostariam de reforçar em suas equipes. O monitoramento, porém, precisa se estender além da confirmação da reserva: alterações, cancelamentos, reembolsos e despesas adicionais devem ser registrados para permitir o confronto entre valores orçados e realizados. Sem esse acompanhamento, as informações permanecem dispersas e dificultam a consolidação dos custos. Com gastos em patamar recorde e tarifas em alta, a métrica relevante para o CFO deixa de ser apenas o preço de cada passagem ou diária e passa a incluir o custo de administrar cada viagem sem processos, dados e responsabilidades definidos.
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